Υπεύθυνος γραφείου: ποιος είναι και τι κάνει;

Στη σύγχρονη επιχείρηση, καμία εταιρεία με γραφείο δεν μπορεί να κάνει χωρίς τη δουλειά ενός διευθυντή γραφείου. Αυτή η θέση περιλαμβάνει τη διαχείριση και τη διαχείριση της ροής εργασιών γραφείου ενός οργανισμού.

Ουσιαστικά, διευθυντής γραφείου είναι αυτός ο ενημερωτικός και κορυφαίος σύνδεσμος όπου συγκλίνουν και επιλύονται όλες οι εργασιακές στιγμές της εταιρείας. Αλληλεπιδρά μεταξύ του επικεφαλής και των υφισταμένων, ενημερώνει τους απλούς υπαλλήλους για τα έγγραφα που υπογράφει ο επικεφαλής, αλληλεπιδρά με τους πελάτες της εταιρείας, παρακολουθεί την αλληλογραφία, παρακολουθεί την απόδοση της εταιρείας και παρέχει στο γραφείο ένα γραφείο, εκτελεί άμεσες οδηγίες από τον διευθυντή και τους αναπληρωτές του .

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένας υπάλληλος που παρέχει σε ολόκληρο το γραφείο μια πλήρη ροή εργασιών. Η περιγραφή του επαγγέλματος θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα την ουσία της εργασίας.

Σύμφωνα με τον ταξινομητή των επαγγελμάτων και των θέσεων των υπαλλήλων, το επάγγελμα του διευθυντή γραφείου και τα καθήκοντά του διαφέρουν σημαντικά από το επάγγελμα του γραμματέα. Ένας διευθυντής γραφείου είναι, πρώτα απ 'όλα, ένας οργανωτής του χώρου γραφείου της εταιρείας, ένας διευθυντής και ένας διαχειριστής σε ένα άτομο. Το επάγγελμα του γραμματέα συνεπάγεται την υπαγωγή του σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο (διευθυντή, αναπληρωτές διευθυντές, ανώτατα διευθυντικά στελέχη) και τη διεξαγωγή μόνο των υποθέσεών του.

Ο διευθυντής γραφείου ελέγχει όλες τις τρέχουσες εργασίες του γραφείου, κυρίως τη γραφειοκρατία. Οθόνες χωρίς διακοπή εργασία εξοπλισμού γραφείου, παρέχει στους υπαλλήλους της εταιρείας γραφική ύλη, θέτει εγκαίρως υπόψη των εργαζομένων εντολές, εντολές και ανακοινώσεις στο γραφείο, που εκδίδονται από τον προϊστάμενο, δέχεται εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, εάν χρειάζεται, τηρεί ημερολόγιο συναντήσεων και ταξιδιών του διευθυντή. Στην περίπτωση αυτή, η κενή θέση ονομάζεται «διευθυντής γραφείου με καθήκοντα γραμματείας».

Δεδομένου ότι το έργο ενός διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει οργανωτικές, ενημερωτικές και διοικητικές ενέργειες, οι εργασιακές του ευθύνες περιλαμβάνουν ορισμένα λειτουργικά καθήκοντα. Αυτή ακριβώς είναι η ουσία της απασχόλησης και η ουσία του διευθυντή γραφείου, ο οποίος πρέπει:

• προετοιμάστε τις εργασίες γραφείου για μια νέα εργάσιμη ημέρα: ελέγξτε τη λειτουργία τηλεφώνων, υπολογιστών και εξοπλισμού γραφείου, τη διαθεσιμότητα αναλώσιμων (χαρτί, ξαναγεμισμένα δοχεία εκτυπωτή).
• έλεγχος, διατήρηση της καθαριότητας στους χώρους γραφείων, συμμόρφωση με τα υγειονομικά πρότυπα (πλήρης φωτισμός, εξαερισμός, συνθήκες θερμοκρασίας στις εγκαταστάσεις), ελέγξτε τη λειτουργία των συστημάτων split.
• να προμηθευτείτε έγκαιρα χαρτικά και να τους παρέχει έγκαιρα υπαλλήλους γραφείου.
• να παραγγείλετε πόσιμο νερό, απορρυπαντικά, χαρτί υγείας, χαρτοπετσέτες.
• έλεγχος της τρέχουσας ροής εγγράφων: προετοιμάζει τα απαραίτητα έγγραφα, αναφορές, υλικό εργασίας που είναι απαραίτητο για την πλήρη εργασία του γραφείου, επίλυση άλλων εργασιακών στιγμών και εργασιών.
• παρακολουθεί την εργασία του οδηγού και του courier σε καθημερινή βάση·
• σύμφωνα με τις οδηγίες του επικεφαλής, ο διευθυντής του γραφείου είναι υπεύθυνος για την κατανομή των καθηκόντων μεταξύ των εργαζομένων, θέτει καθήκοντα γι 'αυτούς, φέρνει στην προσοχή τους τις απαραίτητες πληροφορίες εργασίας, καθορίζει το επίπεδο ευθύνης τους, αναλύει την αποτελεσματικότητα του αποτελέσματος.
• υπολογίζει και υπολογίζει το μηνιαίο οικονομικό κόστος για τη συντήρηση του γραφείου, παρακολουθεί την εφαρμογή του·
• κρατήστε ένα φύλλο χρόνου, ο αριθμός των ημερών και ωρών που εργάστηκε από κάθε εργαζόμενο εντός ενός ημερολογιακού μήνα, έγκαιρη μεταφορά του φύλλου χρόνου στο λογιστήριο για μισθοδοσία.
• παρακολουθεί τη συμμόρφωση με την εργασιακή πειθαρχία: για το γεγονός της καθυστέρησης, της πρόωρης αποχώρησης από την εργασία, της απουσίας εργαζομένων, ειδοποιήστε τη διοίκηση της εταιρείας, τηρήστε αρχείο παραβάσεων και μη τήρηση του κώδικα ενδυμασίας.
• οργανώνει συναντήσεις, εγγραφείτε και βοηθήστε τους επισκέπτες να λύσουν τις απορίες τους.

Οι κύριες αρμοδιότητες ενός διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν την προετοιμασία και τη διεξαγωγή διαπραγματεύσεων, συναντήσεων, συναντήσεων:

• πρέπει να προετοιμάσει όλα τα απαραίτητα υλικά, εξασφαλίζει την παρουσία όλων των ενδιαφερομένων στις εκδηλώσεις, τηρεί τα πρακτικά της συνεδρίασης·
• συνεχίζει την αλληλογραφία με πελάτες και συνεργάτες της εταιρείας, στέλνει υλικά.
• εργασία με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία γραφείου, καταχωρήστε το, ασχοληθείτε με τη ναυτιλία.
• παρέχει βοήθεια και βοήθεια στους εργαζόμενους στην επίλυση συγκρούσεων και αμφισβητούμενων καταστάσεων·
• συντονίζει τις εργασίες γραφείου στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, ελέγξτε τον εξοπλισμό γραφείου, τον φωτισμό, τα split συστήματα, τα κλιματιστικά για την αποσύνδεσή τους από την παροχή ρεύματος.
• Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διευθυντής του γραφείου είναι υπεύθυνος για την εύρεση και πρόσληψη νέων υπαλλήλων (τοποθετεί πληροφορίες σχετικά με τις απαραίτητες κενές θέσεις σε ειδικούς ιστότοπους, εξετάζει το βιογραφικό, προεπιλέγει τους αιτούντες, διεξάγει συνέντευξη).
• ενημερώνει τους πιθανούς πελάτες γραπτώς ή τηλεφωνικά σχετικά με το κόστος των αγαθών και των υπηρεσιών σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο·
• συμβουλεύει για την τοποθεσία των τμημάτων της εταιρείας, τις λειτουργίες τους·
• διατηρεί μια πελατειακή βάση επιχειρήσεις·
• εκτελεί τα καθήκοντα συντήρησης του ιστότοπου, τοποθέτηση διαφημίσεων για αγαθά και υπηρεσίες, παραγγελίες αναμνηστικών, εκτύπωση, διανομή ενημερωτικού υλικού.

Για να γίνει διευθυντής γραφείου, ένας υποψήφιος πρέπει να έχει τις βασικές δεξιότητες που απαιτούνται για να κάνει τη δουλειά του, καθώς και ορισμένες προσωπικές και επαγγελματικές ιδιότητες.

Οι προσωπικές ιδιότητες ενός ατόμου είναι τα βιολογικά και κοινωνικά συστατικά που συνθέτουν την προσωπικότητά του. Βιολογικά συστατικά ένα άτομο λαμβάνει από τη φύση, τους γονείς και τους προγόνους του με τη μορφή ενός συγκεκριμένου συνόλου γονιδίων. Κοινωνική συνιστώσα - αυτό είναι το κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο ένα άτομο μεγάλωσε και μεγάλωσε.

Και τα δύο αυτά συστατικά διαμορφώνουν χαρακτήρα και προσωπικότητα, προικίζοντας το άτομο με ορισμένες ιδιότητες, καλές και αρνητικές. Συγκεντρώνοντας όλα τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας ενός ατόμου, μπορείτε να αποκτήσετε ένα αντικειμενικό, αξιόπιστο ψυχολογικό πορτρέτο.

Τα θετικά χαρακτηριστικά της προσωπικότητας περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως:

• τιμιότητα;
• επιμονή στην επίτευξη του καθορισμένου στόχου.
• προσεκτικότητα;
• αυτοπειθαρχία?
• ευθύνη και οργάνωση·
• σκληρή δουλειά, επιμονή?
• εσωτερική αρχοντιά?
• αντικειμενικότητα;
• κοινωνικότητα, ευγένεια, φιλική στάση προς τους ανθρώπους.
• ψυχραιμία, αφοσίωση, προσοχή, ακρίβεια.
• Χωρίς συγκρούσεις, ικανότητα επίλυσης διαφορών μεταξύ των εργαζομένων, αισιοδοξία και θετικότητα σε όλα.
• Ταχύτητα, γρήγορη εξυπνάδα, εξυπηρετικότητα.
• δραστηριότητα, φιλοδοξία.

Πίσω από κάθε ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας κρύβεται η ψυχολογική και συναισθηματική ανατροφή ενός ατόμου, η κληρονομικότητα του, το κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο μεγάλωσε.

Τα αρνητικά χαρακτηριστικά της προσωπικότητας περιλαμβάνουν:

• έλλειψη συναρμολόγησης, απροσεξία.
• καταθλιπτική προοπτική για τη ζωή, έλλειψη αισιοδοξίας.
• αδυναμία συλλογής σκέψεων εγκαίρως και επίλυσης με συνέπεια εργασιών που έχουν ανατεθεί.
• επιθετικός χαρακτήρας?
• μια τάση για κουτσομπολιά και ίντριγκα.

Οι επιχειρηματικές ιδιότητες ενός ατόμου είναι η ικανότητά του να εκτελεί ορισμένα εργασιακά καθήκοντα και λειτουργίες.

Με βάση τις επιχειρηματικές ιδιότητες, μπορεί κανείς να κρίνει πόσο αποτελεσματικά θα είναι σε θέση ο αιτών να οργανώσει τη διαδικασία εργασίας του, πόσο καλά θα εκτελέσει τα καθήκοντά του. Για να διαχειριστεί με επιτυχία ένα γραφείο, ένας υποψήφιος πρέπει να διαθέτει, εκτός από τις γνώσεις και τις δεξιότητες, ορισμένες επιχειρηματικές ιδιότητες, οι οποίες περιλαμβάνουν:

• εκπαίδευση, επίπεδο δεξιοτήτων·
• προϋπηρεσία;
• γρήγορη μάθηση, προσαρμογή σε νέες συνθήκες.
• ακρίβεια προς τον εαυτό και τους άλλους.
• την ικανότητα εργασίας σε περιβάλλον πολλαπλών εργασιών, ταυτόχρονα επίλυση πολλών ζητημάτων ταυτόχρονα.
• αναλυτική σκέψη, ικανότητα σκέψης ευέλικτα και έξω από το πλαίσιο, εξαγωγή σωστών συμπερασμάτων, γενίκευση.
• επιχειρηματικό δαιμόνιο;
• ηγετικές ικανότητες;
• προθυμία για υπερωριακή εργασία·
• ρητορικές δεξιότητες, διπλωματία και δεξιότητες πειθούς·
• επιχειρηματικές επικοινωνιακές δεξιότητες.

Τα επαγγελματικά προσόντα ενός ατόμου είναι ένας συνδυασμός προσωπικών και επιχειρηματικών ιδιοτήτων, συν όλες εκείνες τις δεξιότητες που έχει αποκτήσει κατά τη διάρκεια της καριέρας του. Στην επαγγελματική του δραστηριότητα, ένας διευθυντής γραφείου πρέπει:

• έχουν ορισμένες γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες στον τομέα διαχείριση γραφείου?
• επαγγελματικώς εφαρμόστε τις γνώσεις και τις δεξιότητές σας στην πράξη.
• να μπορεί να εργάζεται με έγγραφα, γνωρίζουν τις αρχές οργάνωσης της κυκλοφορίας εγγράφων, τους κανόνες για τη δημιουργία αρχείου.
• να είστε σίγουρος χρήστης υπολογιστή και άλλος εξοπλισμός γραφείου·
• γνωρίζουν καλά τη διαδικασία ροής εργασιών, Εργασία με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, γνώση των κανόνων καταχώρισής της, άμεση μεταφορά των αποφάσεων του επικεφαλής στα διαρθρωτικά τμήματα, παρακολούθηση των προθεσμιών για την εκτέλεση εγγράφων που υπογράφονται από τους υπαλλήλους της εταιρείας, αποστολή εξερχόμενης αλληλογραφίας μέσω ταχυδρομείου ή ταχυμεταφοράς.
• έχουν διοικητικές δεξιότητες διαχείρισης·
• να μπορεί να πληκτρολογεί γρήγορα, γνωρίζουν τις αρχές και τους κανόνες για τη σύνταξη ορισμένων εγγράφων (εντολές, εντολές, οδηγίες, διατάγματα)·
• απορρίψτε αμέσως χρήσιμες γνώσεις (επαφές υπηρεσιών έκτακτης ανάγκης, ηλεκτρολόγος, υδραυλικά, υπηρεσία παράδοσης γεύματος)
• γνωρίζουν ξένες γλώσσες (όχι πάντα), αν και σε ορισμένες εταιρείες η γνώση μιας συγκεκριμένης ξένης γλώσσας είναι η κύρια προϋπόθεση για τον υποψήφιο, και σε αυτήν την περίπτωση ο διευθυντής γραφείου πρέπει να μιλά, να διαβάζει και να γράφει άπταιστα σε μια ξένη γλώσσα.
• να μπορεί να μιλάει και να γράφει σωστά, εκφράστε τις σκέψεις σας σε καλή λογοτεχνική γλώσσα.
• το δικό δεξιότητες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Ούτε ένα ανώτατο εκπαιδευτικό ίδρυμα δεν διδάσκει το επάγγελμα του διευθυντή γραφείου. Μπορείτε να παρακολουθήσετε εκπαίδευση και να λάβετε δίπλωμα ή πιστοποιητικό επαγγελματικής κατάρτισης σε οικονομικά ή ιδιωτικά κέντρα κατάρτισης, κολέγια.

Σε μεγάλες εταιρείες, κατά κανόνα, θέλουν να δουν έναν ειδικό σε αυτή τη θέση μόνο με τριτοβάθμια εκπαίδευση, Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να προσλάβουν υπάλληλο δευτεροβάθμιας ή εξειδικευμένης δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης για τη θέση αυτή.

Το κύριο πράγμα που προσέχει οποιοσδήποτε εργοδότης είναι εργασιακή εμπειρία σε αυτή τη θέση, επίπεδο δεξιοτήτων Η/Υ, γνώση εξοπλισμού γραφείου και ικανότητα εργασίας σε αυτόν, γνώση των βασικών εργασιών γραφείου και αρχειοθέτησης, Γνώση ξένων γλωσσών.

Για να γράψετε σωστά ένα βιογραφικό και να αποκτήσετε την πολυπόθητη θέση, χρειάζεστε λεπτομερώς, αλλά ειλικρινά δηλώστε όλες τις πληροφορίες για τον εαυτό σας: προσωπικές, επαγγελματικές, επιχειρηματικές ιδιότητες, εργασιακή εμπειρία σε παρόμοια θέση, επίπεδο εκπαίδευσης.

Το ύψος των αναμενόμενων μισθών θα κάνει σαφές στον εργοδότη τι μπορεί να προσφέρει και τι κάνει αίτηση ο υποψήφιος.

Μην δίνετε ψευδείς πληροφορίες για εργασιακή εμπειρία, εκπαίδευση - όλα αυτά μπορούν εύκολα να ελεγχθούν, σε αυτήν την περίπτωση η κενή θέση για τον αιτούντα θα καταστεί μη διαθέσιμη, απλώς θα απορριφθεί.

Η λήψη μιας φωτογραφίας είναι μια θετική στιγμή για έναν υποψήφιο, ο εργοδότης πρέπει να γνωρίζει ποιανού το βιογραφικό εξετάζεται. Ο διευθυντής γραφείου είναι το πρόσωπο της εταιρείας και ο εργοδότης δεν αδιαφορεί για το ποιος θα την εκπροσωπήσει.

Φροντίστε να αναφέρετε το επίπεδο της εκπαίδευσής σας, συχνά τον εργοδότη για αυτή τη θέση παίρνει ειδικός με ανώτερη οικονομική, νομική, ψυχολογική ή φιλολογική εκπαίδευση.

Τέτοιες πληροφορίες θα είναι χρήσιμες στον εργοδότη.

Όταν γράφετε ένα βιογραφικό, τηρείτε τη δομή του:

• προσωπικές πληροφορίες - όνομα, ηλικία, επαφές.
• προσωπικός - η ενότητα θεωρείται προαιρετική, αλλά είναι καλύτερο να τη συμπληρώσετε.
• βασικές δεξιότητες και ικανότητες - αναφέρετε ποια προγράμματα γραφείου διαθέτετε, απαριθμήστε όλα τα μαθήματα ανανέωσης, τα σεμινάρια, τις εκπαιδεύσεις και άλλες πρόσθετες εκπαιδεύσεις που έχετε ολοκληρώσει.
• προϋπηρεσία - απαριθμήστε όλες τις πρακτικές, τις πρακτικές σας, τα ολοκληρωμένα έργα, τα προγράμματα εθελοντισμού, με χρονολογική σειρά, υποδεικνύετε τις επιχειρήσεις όπου εργαστήκατε πριν, εκπαίδευση και κατάρτιση (αντανακλούν όλα τα εκπαιδευτικά προγράμματα και τις κατευθύνσεις από τις οποίες αποφοιτήσατε).
• συστάσεις - σε αυτήν την ενότητα, υποδείξτε τα ονόματα και τις επαφές των ατόμων που μπορούν να σας συστήσουν σε έναν νέο εργοδότη και να δώσετε ένα θετικό σχόλιο για εσάς.

Εάν ένα άτομο που αναζητά εργασία χωρίς εργασιακή εμπειρία υποβάλλει αίτηση για τη θέση του διευθυντή γραφείου, τότε θα ήταν προτιμότερο να μην συμπεριληφθεί καθόλου αυτή η ενότητα στο βιογραφικό. Δεν χρειάζεται να δείξετε στον εργοδότη την έλλειψη γνώσεων και δεξιοτήτων. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερο να περιγράψετε τις προσωπικές και επιχειρηματικές σας ιδιότητες, τι είδους εκπαίδευση έχετε βασική και πρόσθετη (σεμινάρια, εκπαιδεύσεις).

Ως εργασιακή εμπειρία, μπορείτε να υποδείξετε τη βιομηχανική πρακτική, την πρακτική άσκηση πριν από το δίπλωμα, τις δεξιότητες στη διοργάνωση συγκεκριμένων εκδηλώσεων, τη συμμετοχή σε ολυμπιάδες, συνέδρια, διαγωνισμούς και κάθε είδους τεστ. Εάν έχετε επιτεύγματα και επιτυχίες που σχετίζονται άμεσα με μελλοντική εργασία, φροντίστε να αναφέρετε αυτές τις πληροφορίες στο βιογραφικό σας.