Υπεύθυνος έργου: ποιος είναι και τι κάνει;

Όταν λένε «γιατρός», «συγκολλητής», «δάσκαλος» ή και «μετεωρολόγος», όλοι καταλαβαίνουν λίγο πολύ ποιος είναι και τι κάνει. Αλλά ο "project manager" ακούγεται κάπως πιο ακατανόητος. Είναι αλήθεια ότι δεν είναι τόσο δύσκολο να το καταλάβετε αυτό, απλά πρέπει να εξετάσετε τις κύριες ευθύνες και λειτουργίες, να μελετήσετε τις απαιτήσεις για τη θέση.

Το επάγγελμα "project manager" (σε ορισμένες πηγές αναφέρεται στα αγγλικά ως Project manager) πιο επίσημα αναφέρεται ως "project portfolio manager". Έτσι, από το όνομα προκύπτει ότι αυτός ο ειδικός συνήθως δεν εργάζεται με κανένα έργο: υπάρχουν πολλά από αυτά ταυτόχρονα και πρέπει να εξισορροπήσετε προσεκτικά την προσοχή σας. Ένας διαχειριστής έργου μπορεί να συνεργαστεί με οργανισμούς πολύ διαφορετικού προφίλ:

• στούντιο Ιστού?
• Εκδοτικοί Οίκοι?
• εμπορικές δομές;
• βιομηχανικές επιχειρήσεις·
• μουσικά συγκροτήματα?
• επιχειρήσεις μεταφοράς εμπορευμάτων·
• μεσιτικά και ασφαλιστικά γραφεία και ούτω καθεξής.

Μπορεί να φαίνεται ότι δεν υπάρχει τίποτα κοινό μεταξύ αυτών των τομέων και δεν υπάρχει θέση για έναν ειδικό σε όλους αυτούς. Ωστόσο, δεν είναι. Σε κάθε τομέα, η επιτυχία εξαρτάται από την επιλογή της ομάδας, τη δομή της και την κατανομή των ευθυνών. Αυτά τα τρία σημεία είναι η κύρια εστίαση των διαχειριστών έργων. Δεν δίνουν εντολές «να στείλουν το τάδε φορτίο εκεί και με το τάδε αυτοκίνητο», «φέτος θα περιοδεύσουμε εκεί» ή «ξεκινάμε την παραγωγή σωλήνων αλουμινίου διατομής 20 χλστ. ."

Ένα από τα πλεονεκτήματα έχει ήδη ονομαστεί. Αυτό είναι που ένας διαχειριστής έργου μπορεί, καταρχήν, να βρει μια θέση για τον εαυτό του σε οποιοδήποτε τομέα δραστηριότητας. Ωστόσο, αυτό προκαλεί επίσης ένα σοβαρό μειονέκτημα: δεν καταλαβαίνουν όλοι ξεκάθαρα γιατί χρειάζεται καθόλου ένας τέτοιος ειδικός. Αποδεικνύεται λοιπόν ότι σε διαφορετικούς οργανισμούς, οι ευθύνες του δεν είναι ίδιες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, στους διαχειριστές έργων ανατίθεται η επιλογή των εκτελεστών, η κατάρτιση τρεχόντων και μακροπρόθεσμων σχεδίων και η λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων. Σε άλλες, τους ανατίθενται μόνο τα καθήκοντα ενός γραμματέα και ενός απλού συντονιστή και δεν γίνονται δεκτοί σε σημαντικά θέματα ή ακόμη και σημαντικές πληροφορίες. Αν μιλάμε για πραγματική διαχείριση έργου, τότε αυτή είναι μια αρκετά νευρική δουλειά. Θα πρέπει συνεχώς:

• να γνωρίζετε την κατάσταση ενός συγκεκριμένου τομέα δραστηριότητας, ίσως περισσότερων του ενός·
• μελέτη, τουλάχιστον σε γενικές γραμμές, "ποιος κάνει τι και γιατί"?
• παρακολουθείτε τις ειδήσεις σε συναφή επαγγέλματα.
• να είναι σε θέση να λαμβάνει αποφάσεις γρήγορα όταν υπάρχει έλλειψη πληροφοριών.
• βρίσκουν επαφή με μια μεγάλη ποικιλία ανθρώπων και τους βοηθούν να δημιουργήσουν σχέσεις εργασίας μεταξύ τους.
• Άμεση εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών έργων.

Αλλά αυτός είναι ένας ιδανικός τομέας για την εφαρμογή δύναμης για κοινωνικούς ανθρώπους που είναι έτοιμοι για τέτοιους κινδύνους, για συνεχές συναισθηματικό και διανοητικό στρες. Η εργασία ως διαχειριστής έργου διδάσκει την υπευθυνότητα και την ικανότητα γρήγορης προσαρμογής στην πιο δύσκολη κατάσταση. Ακόμα κι αν στη δουλειά ή στην καθημερινότητα πολλά προβλήματα «πέσουν» πάνω σε ένα τέτοιο άτομο ταυτόχρονα, η λύση τους θα βρεθεί όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά. Σε πολλούς τομείς, οι διαχειριστές έργων συχνά ταξιδεύουν, μερικές φορές ακόμη και στο εξωτερικό - αυτό μπορεί να θεωρηθεί και συν και μείον.

Αυτοί οι επαγγελματίες πρέπει να ανέχονται την υπερφόρτωση πληροφοριών. Και όχι μόνο με πληροφορίες: Για τους άμεσους εκτελεστές και τους ηγέτες τους, οποιαδήποτε επιχείρηση, οποιαδήποτε επιπλοκή σε αυτήν την επιχείρηση είναι συναισθηματικά χρωματισμένη. Όσο αφηρημένος κι αν είναι ο μάνατζερ από αυτά τα συναισθήματα, θα τον ξεπεράσουν. Και αν κάποιο σχέδιο αποτύχει, ακόμα κι αν για αντικειμενικούς λόγους που δεν μπορούσαν να προβλεφθούν, τις περισσότερες φορές ευθύνεται ο υπεύθυνος του έργου.

Τα καθήκοντα εργασίας ενός διαχειριστή έργου μπορεί να εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την περιοχή στην οποία εργάζεται. Αυτό το άτομο αλληλεπιδρά με τον πελάτη (με τη διοίκηση του οργανισμού ή με άλλα άτομα που θέτουν τους κύριους στόχους). Είναι υπεύθυνος για τον προσδιορισμό των βασικών απαιτήσεων, ιεραρχώντας αυτές τις απαιτήσεις. Θεωρείται ότι ένας τέτοιος ειδικός είναι ανά πάσα στιγμή έτοιμος να δείξει τι έχει ήδη γίνει και επιτύχει για κάθε εργασία, τι πρέπει να γίνει στο εγγύς μέλλον... Δείξτε όχι μόνο «στην πραγματικότητα ότι κάτι λειτουργεί και είναι ήδη έτοιμο», αλλά και με τη μορφή μιας ολοκληρωμένης έκθεσης.

Η θέση του project manager συνεπάγεται τακτική και μάλιστα συνεχή παρακολούθηση της τήρησης των προθεσμιών. Αυτός ο ειδικός είναι ο πρώτος βοηθός της γενικής διοίκησης. Είναι αυτός που πρέπει να τον ενημερώσει γρήγορα εάν κάτι πάει στραβά, χρειάζονται νέοι πόροι, νέες βασικές λύσεις, πρόσθετοι υπάλληλοι στο έργο. Παράλληλα υποχρεούται και να κτίσει η πιο έμπιστη σχέση με τους υπαλλήλους όλων των επιπέδων. Η αποτυχία ενός ατόμου ή η έλλειψη ανάμειξης του στην υπόθεση αρκεί για να κάνει μια τρομερή αποτυχία.

Αλλά ο πρωθυπουργός πρέπει να αλληλεπιδράσει ακόμη πιο βαθιά με την ομάδα που παίρνει. Πρέπει να συμμετέχει στην πρόσληψη και συγκρότηση της ομάδας, στην κατανομή των ευθυνών μεταξύ των συμμετεχόντων. Στην αναδιανομή, αν χρειαστεί, στην εκπαίδευση και εφαρμογή των απαραίτητων δεξιοτήτων.

Ο υπεύθυνος υποστήριξης έργου κάνει επίσης πολλά στα ακόλουθα σημεία:

• οργάνωση της διαδικασίας εργασίας·
• προσαρμογή της αλληλεπίδρασης σε πραγματικό χρόνο·
• επίλυση των συγκρούσεων;
• ποιοτικός έλεγχος της εργασίας που εκτελείται·
• προσδιορίζοντας τους περισσότερους και λιγότερο αποτελεσματικούς ερμηνευτές·
• σύγκριση διαφορετικών εκδόσεων του προϊόντος, που αναπτύχθηκαν ανεξάρτητα από μεμονωμένους ερμηνευτές.
• παρακολούθηση της κερδοφορίας και της πρακτικότητας του έργου.

Αλλά όλα αυτά είναι χαρακτηριστικά στη γενική περίπτωση. Και οι διαχειριστές έργων χωρίζονται επίσης σε πιο συγκεκριμένες ειδικότητες. Ας πάρουμε έναν ειδικό στα μισθολογικά προγράμματα. Τέτοιοι υπάλληλοι λειτουργούν σχεδόν σε οποιαδήποτε εμπορική τράπεζα. Για να το θέσω συνοπτικά, εργάζονται πάνω σε ένα πρωτότυπο τραπεζικό προϊόν - χρεώνουν χρήματα στις κάρτες μισθοδοσίας των εργαζομένων.

Ο αριθμός των μισθολογικών έργων σε οποιαδήποτε επιχείρηση μπορεί να είναι οτιδήποτε - αυτό υπαγορεύεται από την ευκολία της τήρησης βιβλίων και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Επομένως, ο διευθυντής πρέπει να είναι έτοιμος να εργαστεί με έργα όλων των μεγεθών. Ωστόσο, αυτή η κλίμακα δεν επηρεάζει το επίπεδο ευθύνης. ΤΕΛΟΣ παντων ένας ειδικός θα πρέπει να προσπαθήσει να κάνει τα πάντα για να είναι πιο κερδοφόρο για την εταιρεία να συνεργάζεται μαζί του και όχι να ψάχνει για κάποια άλλη τράπεζα... Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εμβαθύνει στις αποχρώσεις της ροής εγγράφων, της χρηματοοικονομικής και λογιστικής τεκμηρίωσης, της φορολογίας, της κίνησης των χρηματοοικονομικών ροών.

Η κατάσταση είναι διαφορετική για έναν διαχειριστή κατασκευαστικού έργου. Θα πρέπει να παρακολουθεί πώς χρησιμοποιούνται οι τελευταίες τεχνολογίες στο εργοτάξιο. Στις συνθήκες της ραγδαίας ανάπτυξης του κατασκευαστικού κλάδου, χαρακτηριστικές για τη χώρα μας, αυτός ο ειδικός θα βρει αναμφίβολα μια χρήση για τον εαυτό του. Οποιαδήποτε κατασκευή απαιτεί:

• πολλές εγκρίσεις?
• σαφή σχέδια και χρονοδιαγράμματα·
• τεκμηρίωση οικονομικών και τεχνολογικών δεικτών·
• διενέργεια διαγωνισμών και αγορών·
• επιλογή εξοπλισμού και υλικών ·
• επιλογή εργαζομένων για άμεση εργασία ·
• παρακολούθηση της ασφάλειας της ιδιοκτησίας σε ένα εργοτάξιο ή σε μια μεταχειρισμένη εγκατάσταση αποθήκης·
• πλήρη αλληλεπίδραση με οργανισμούς που είναι υπεύθυνοι για τη στέγαση και τις κοινοτικές υποδομές.

Σε κάθε μία από αυτές τις διαδικασίες, ανά πάσα στιγμή κάτι μπορεί να πάει στραβά. Και ο διαχειριστής του έργου είναι υποχρεωμένος να προβλέψει τέτοιες επιπλοκές. Και αν όντως προκύψει πρόβλημα, το νόμιμο καθήκον του είναι να επιλύσει το πρόβλημα το συντομότερο δυνατό.

Ο διαχειριστής των εκπαιδευτικών έργων είναι κάπως διαφορετικός από αυτή την άποψη.... Αναζητά, για παράδειγμα, καθηγητές για νέα εκπαιδευτικά προγράμματα. Παρακολουθεί τον αντίκτυπο των υφιστάμενων προγραμμάτων για την προσέλκυση ανθρώπων και την πλήρη εκπαίδευσή τους. Σε τέτοιες δραστηριότητες, είναι αδύνατο να γίνει χωρίς πολύ στενή επαφή με εμπόρους και διευθυντές πωλήσεων, αφενός, δασκάλους (διδάσκοντες) και φοιτητές, αφετέρου.

Ένα φαινομενικά μυστηριώδες status όπως π.χ διευθυντής ψηφιακού έργου. Είναι εύκολο να καταλάβει κανείς με μια προσεκτική ανάγνωση του ίδιου του όρου ότι αυτός ο ειδικός επικεντρώνεται σε όλα τα έργα που βγαίνουν στον ψηφιακό χώρο. Και κάθε χρόνο είναι όλο και περισσότεροι. Ωστόσο, οι εταιρικές δραστηριότητες σε απομακρυσμένους διακομιστές και σε εφαρμογές cloud πρέπει να συντονίζονται πολύ προσεκτικά. Αν και μπορεί να φαίνεται εικονικό, στην πραγματικότητα, οι απώλειες από μια εσφαλμένη απόφαση, από ασυνέπεια στην εργασία ή διαρροή πληροφοριών μετρώνται σε εντελώς πραγματικά χρήματα.

Digital Project Manager υποχρεούται να επιδιώκει την αύξηση της διαφάνειας όλης της ανταλλαγής και διαχείρισης πληροφοριών στον οργανισμό. Δεν ακούγεται εντελώς ξεκάθαρο, αλλά είναι ευκολότερο να το πούμε αυτό: ώστε να είναι σαφές από πού προήλθε αυτή ή η άλλη απόφαση ή ενέργεια, ποιος την ξεκίνησε.Αντίστοιχα, η διοίκηση θα καταλάβει ξεκάθαρα ποιον να επιβραβεύσει και να ενθαρρύνει και ποιον να τιμωρήσει για μια ακατάλληλη πρωτοβουλία ή ακόμα και να διώξει για αδράνεια.

Θα χρειαστείτε επίσης:

• παρέχει την απλούστερη δυνατή πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες·
• να οριοθετήσει αυτή την πρόσβαση, εκχωρώντας σε καθένα έναν συγκεκριμένο κύκλο δεδομένων που είναι απαραίτητα για την εργασία (αλλά όχι περισσότερο).
• αλλάξτε τα γραφικά όπως απαιτείται.
• ανακατανομή των ευθυνών.

Ο διευθυντής-σχεδιαστής BIM είναι ένα μοναδικό επάγγελμα από πολλές απόψεις. Θα εμφανιστεί επίσημα στη χώρα μας μόλις το 2020. Αλλά στην πραγματικότητα, υπάρχει ήδη επείγουσα ανάγκη για τεχνολογίες κλάσης BIM. Η ουσία είναι ότι ένας τέτοιος διαχειριστής συνοδεύει το έργο σε όλη τη διάρκεια της υλοποίησής του. Θα πρέπει να συγκεντρώσει όλες τις πρακτικές και οικονομικές παραμέτρους του προγράμματος μαζί για να τις λειτουργήσει σε συνδυασμό.

Το έργο που δημιουργείται και εποπτεύεται από τον διαχειριστή BIM είναι χτισμένο με τέτοιο τρόπο ώστε ακόμα κι αν αλλάξουν μερικώς οι δείκτες, όλες οι εξαρτώμενες παράμετροι θα αλλάξουν αυτόματα κατάλληλα. Τις περισσότερες φορές, ο όρος BIM αναφέρεται στον κατασκευαστικό κλάδο. Περιλαμβάνει τη σύνταξη ειδικών τρισδιάστατων μοντέλων των υπό μελέτη αντικειμένων.

Ήδη μια σύντομη επισκόπηση των κύριων δραστηριοτήτων ενός διαχειριστή έργου και των ιδιαιτεροτήτων των δραστηριοτήτων του δείχνει: αυτό το άτομο πρέπει να είναι ανθεκτικό στο έντονο στρες. Και μάλιστα σε πολλές πιέσεις ταυτόχρονα, γιατί μερικές φορές πρέπει να εκτελέσετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Παράλληλα, ο υπεύθυνος έργου πρέπει να είναι "multitasking", δηλαδή άμεση εναλλαγή μεταξύ μεμονωμένων εργασιών. Πρέπει να έχει ηγετικές ιδιότητες για να οδηγεί τους ανθρώπους την κατάλληλη στιγμή. Ή απλά για να ληφθούν σοβαρά υπόψη οι οδηγίες του. Επίσης, σημαντικό ρόλο θα παίξουν:

• γενικό πνευματικό επίπεδο?
• γνώση της επαγγελματικής ορολογίας σε συγκεκριμένους τομείς όπου υλοποιείται το έργο·
• κοινωνικότητα;
• ευκαμψία;
• την ικανότητα ανάλυσης σημαντικού όγκου πληροφοριών·
• Προσανατολισμός στο αποτέλεσμα·
• επιμονή και αφοσίωση?
• αυτοπειθαρχία?
• την ικανότητα να διαχειρίζεστε αυστηρά το χρόνο σας και να μην υποκύπτετε στον πειρασμό να προσαρμόσετε το πρόγραμμα.

Οι βασικές επαγγελματικές δεξιότητες είναι:

• εργασιακή εμπειρία σε θέση βάσης σε οποιοδήποτε τομέα·
• πρακτική εμπειρία ηγεσίας (τουλάχιστον 1 έτος).
• σχολαστική γνώση ενός συγκεκριμένου τομέα δραστηριότητας ·
• επάρκεια στα αγγλικά σε προφορικό και γραπτό επίπεδο·
• την ικανότητα να «λέμε όχι» εγκαίρως τόσο στην ομάδα όσο και στους μεμονωμένους εκπροσώπους της, ακόμη και στον πελάτη (ώστε να μην εμπλακείτε με αυτό που είναι προφανώς ανέφικτο).
• προθυμία και ικανότητα ενσωμάτωσης στις τρέχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες·
• στρατηγική σκέψη και προσοχή στη λεπτομέρεια.
• την ικανότητα διαπραγμάτευσης·
• γνώση της αγοράς και των καταναλωτικών χαρακτηριστικών.

Τα βασικά σημεία για την κατάκτηση αυτού του επαγγέλματος δίνονται από οποιαδήποτε άλλη εμπειρία σε οποιοδήποτε άλλο επάγγελμα. Αλλά είναι αδύνατο να περιοριστούμε σε αυτό και να παρακολουθούμε θεματικά βίντεο στο Διαδίκτυο. Θα πρέπει οπωσδήποτε να προσπαθήσετε να κάνετε θεματική πρακτική σε ένα στούντιο ή ένα πρακτορείο με την ανάλογη εξειδίκευση. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε να εγγραφείτε σε προπαρασκευαστικά μαθήματα πρόσωπο με πρόσωπο. Η εύρεση εργασίας γίνεται καλύτερα σε έναν οικείο τομέα. Αυτοί που ήρθαν σε διαχειριστές έργων από την ιατρική - σε εμπορικές κλινικές, διευθυντές πωλήσεων - στον τομέα του εμπορίου κ.λπ. Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη:

• την ανάγκη να μελετήσετε προσεκτικά τον κατάλογο των ευθυνών εργασίας πριν υποβάλετε αίτηση για κενή θέση·
• σύγχυση στις περιγραφές θέσεων εργασίας για τους διαχειριστές έργων με τους διευθυντές πωλήσεων, τους εμπόρους μάρκετινγκ και ούτω καθεξής.
• την ανάγκη να περάσουν εξετάσεις·
• τις βέλτιστες παραμέτρους αυτών των δοκιμών (καλοί ειδικοί ανθρώπινου δυναμικού σε μια καλή εταιρεία θα αξιολογήσουν τον διαχειριστή έργου σε μερικές ώρες και δεν θα πραγματοποιήσουν πολλές ώρες δοκιμών).
• την ευκαιρία να υποβάλετε αίτηση για σχεδόν οποιαδήποτε κενή θέση χωρίς εμπειρία ή με ελάχιστη εμπειρία.