Στάδια επιχειρηματικής επικοινωνίας

Οι επικοινωνιακές δεξιότητες είναι μια από τις πιο σημαντικές προϋποθέσεις για την επιτυχή επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων, την ανταλλαγή πληροφοριών και την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία άρχισε να χρησιμοποιείται από την εμφάνιση των σχέσεων αγοράς. Πολλοί πολιτισμοί του δίνουν μια ξεχωριστή θέση στις σχέσεις μεταξύ των ανθρώπων, ανεβάζοντάς τους στην τάξη των τελετών. Και αυτό αποφέρει καρπούς, επειδή η επιχειρηματική εθιμοτυπία βοηθά στην καθιέρωση επαφής με έναν συνεργάτη και η επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη συμπεριφορά των ανθρώπων κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνάντησης.

Σε αντίθεση με τη συνηθισμένη καθημερινή επικοινωνία, η επιχειρηματική επικοινωνία έχει τις δικές της σαφείς αρχές και στοχεύει στην επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου μέσω συμφωνίας και εκπλήρωσης υποχρεώσεων. Το επιχειρηματικό περιβάλλον σας επιτρέπει να κάνετε νέες χρήσιμες επαφές, από τις οποίες εξαρτάται η επιτυχία της επιχείρησης που αναλαμβάνετε. Αλλά όχι πάντα οι μελλοντικοί σύντροφοι μπορούν να συμπονέσουν ο ένας τον άλλον και να βρουν κοινό έδαφος.

Η επαγγελματική επαφή έχει να κάνει με το κέρδος. Όντας όλα τα άλλα ίσα, νικητής είναι αυτός που έχει τις γνώσεις και τους κανόνες της επιχειρηματικής δεοντολογίας. Είναι εύκολο να ακολουθήσει κανείς το παράδειγμα της αλληλεπίδρασης δύο επιχειρηματιών, ο ένας από τους οποίους οδηγεί εύκολα και φυσικά τον συνομιλητή στα συμπεράσματα που χρειάζεται, και ο δεύτερος δεν έχει ούτε επιχειρηματικές δεξιότητες επικοινωνίας ούτε ρητορική και αναγκάζεται να χάνει κερδοφόρες επιχειρηματικές ευκαιρίες ξανά και ξανά πάλι.

Έτσι, η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ένα σύστημα δεξιοτήτων που περιλαμβάνει μια ολόκληρη σειρά επικοινωνιακής συμπεριφοράς:

• κουλτούρα επικοινωνίας (υιοθετήθηκε σε μια συγκεκριμένη χώρα).
• ρητορική;
• επιχειρηματική ηθική (κανόνες και κανονισμοί).
• ψυχολογία των σχέσεων?
• η λογική της κατασκευής του λόγου (προφορικού και γραπτού)·
• εικόνα;
• χροιά φωνής και επιτονισμού.

Στον σύγχρονο κόσμο, η επιχειρηματική επικοινωνία παρουσιάζεται με πολλές από τις μορφές της ταυτόχρονα:

• Επαγγελματική συνομιλία Είναι μια προφορική ή εικονική επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων ή συνεργατών, με στόχο τη συζήτηση επιχειρηματικών προβλημάτων. Τις περισσότερες φορές, μια συνομιλία λαμβάνει χώρα μεταξύ των συμμετεχόντων στην ίδια επιχειρηματική σφαίρα, οι οποίοι κατανοούν τις ιδιαιτερότητες αυτού του διαλόγου, είναι σε θέση να διατηρήσουν μια συνομιλία για ένα στενό επαγγελματικό θέμα.
• Επαγγελματική συνάντηση - μια σαφώς κατευθυνόμενη συζήτηση, τα καθήκοντα της οποίας περιλαμβάνουν την επίλυση τρεχόντων οργανωτικών προβλημάτων, την ανάλυση των πληροφοριών που είναι διαθέσιμες στους συμμετέχοντες, τη δημιουργία μιας γραμμής περαιτέρω συμπεριφοράς, τη λήψη και την ορθή λήψη αποφάσεων.

• Επαγγελματική αλληλογραφία - πρόκειται για επίσημη επικοινωνία μέσω επαγγελματικής επιστολής, αποκλείοντας οποιαδήποτε εκδήλωση εξοικείωσης ή αργκό. Η επαγγελματική επιστολή είναι ένα έγγραφο που περιέχει ένα επίσημο μήνυμα και συντάσσεται σύμφωνα με όλα τα πρότυπα της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Κατά κανόνα, τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή, το έντυπο επιχειρηματικής επιστολής είναι εξοπλισμένο με λογότυπο, δεδομένα διεύθυνσης της εταιρείας ή του ιδρύματος. Επίσης, οι επαγγελματικές επιστολές ακολουθούν μια συγκεκριμένη σήμανση στη σελίδα.
• Δημόσια ομιλία - αλληλεπίδραση μεταξύ ομιλητή και ακροατηρίου. Αυτός ο τύπος επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι προκλητικός και απαιτεί δεξιότητες δημόσιας ομιλίας. Ο ομιλητής θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ικανός στην ερώτηση που εκφράζεται και να έχει τις δεξιότητες του ρητορικού λόγου, να ενδιαφέρει και να πείσει το κοινό. Ανάλογα με τον τύπο παρουσίασης του υλικού, μια δημόσια ομιλία μπορεί να είναι ενημερωτική (αναφορά), ενθαρρυντική (ταραχή), πειστική (πανηγυρική ομιλία).

Η κατανόηση των ιδιαιτεροτήτων και της σημασίας της επιχειρηματικής επικοινωνίας οδηγεί στο συμπέρασμα ότι μπορεί και πρέπει να μάθει.

Η συμμόρφωση με τους κανόνες επιχειρηματικής δεοντολογίας είναι απαραίτητη για την επιτυχή οικοδόμηση επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ επιχειρηματικών εταίρων, συναδέλφων, διπλωματών από διαφορετικές χώρες. Η επιχειρηματική κουλτούρα και η συμπεριφορά μπορεί να διαφέρουν εντυπωσιακά μεταξύ τους, αλλά υπάρχουν γενικά αποδεκτοί κανόνες συμπεριφοράς με τους οποίους κάθε άτομο που σέβεται τον εαυτό του πρέπει να συμμορφώνεται, ανεξάρτητα από το αν ανήκει σε μια συγκεκριμένη κοινωνία.

• Ακρίβεια. Στο επιχειρηματικό περιβάλλον, η ρήση «Ο χρόνος είναι χρήμα» είναι σχετική, επομένως, το να καθυστερείς στις συναντήσεις και να κάνεις τον συνομιλητή να περιμένει είναι το αποκορύφωμα της ανηθικότητας.
• Υποχρέωση. Η εκπλήρωση των αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων είναι η βάση μιας καλής φήμης, χωρίς την οποία είναι αδύνατη η επιτυχημένη αλληλεπίδραση στο επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Εμπιστευτικότητα. Η ικανότητα διατήρησης εμπιστευτικών δεδομένων, διατήρησης εταιρικών μυστικών είναι μία από τις προϋποθέσεις για αμοιβαία εμπιστοσύνη και πλήρη συνεργασία.
• Στάση με σεβασμό... Ο σεβασμός για τον συνομιλητή, η ικανότητα να ακούει, να εμποτίζεται με ό,τι λέγεται διαθέτει στον εαυτό του, ανοίγει ευρείες ευκαιρίες για την εδραίωση επαφής. Αυτή η δεξιότητα είναι επίσης χρήσιμη όταν αλληλεπιδράτε με υπαλλήλους και υφισταμένους.

• Αυτοεκτίμηση. Όσον αφορά την αντίληψη του εαυτού του στη διαδικασία της επικοινωνίας, πρέπει να μπορεί να βρει μια «χρυσή τομή». Απαντήστε με ψυχραιμία σε κριτική ή συμβουλή, αλλά και να μην σας χειραγωγήσουν, να μπορέσετε να καταπνίξετε με αξιοπρέπεια τις προσπάθειες πίεσης, να επαναφέρετε τη συζήτηση στον σωστό δρόμο.
• Ρητορική. Δυνατότητα να εκφράσετε με σαφήνεια τις σκέψεις σας, να μεταφέρετε το νόημα του λόγου στον συνομιλητή, χωρίς να φράζουν φράσεις με ακατάλληλες λέξεις και χωρίς να απομακρύνετε τη σκέψη από το θέμα της συζήτησης. Αυτή η ικανότητα δεν δίνεται σε όλους από τη φύση, επομένως, είναι απαραίτητο να αφιερώσετε χρόνο στην τέχνη της δημόσιας ομιλίας στην εκπαίδευσή σας.
• Γνώση γραφής. Η σαφήνεια της ομιλίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον αλφαβητισμό του ατόμου και η ικανότητα να γράφει χωρίς λάθη είναι απαραίτητη σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Εμφάνιση. Στον σύγχρονο κόσμο, υπάρχει ήδη ένας καθιερωμένος κώδικας ενδυμασίας (κώδικας ένδυσης), ο οποίος προϋποθέτει μια συγκεκριμένη μορφή ένδυσης για επίσκεψη σε έναν χώρο εργασίας, εκδηλώσεις, οργανισμούς ή ιδρύματα. Συνήθως πρόκειται για επαγγελματικά κοστούμια για άνδρες και γυναίκες, ένα τυπικό σετ κοσμημάτων και αξεσουάρ. Στην περίπτωση της πρώτης επίσκεψης σε άγνωστη οργάνωση ή εκδήλωση, θα πρέπει να ενημερωθείτε εκ των προτέρων για τον αποδεκτό κώδικα ενδυμασίας.

Στη δομή της επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορούν να διακριθούν τέσσερα στάδια, η ακολουθία των οποίων θα σας επιτρέψει να επιτύχετε το μέγιστο αποτέλεσμα στις διαπραγματεύσεις.

Εδώ η πρώτη εντύπωση είναι πρωταρχικής σημασίας. Κατά την προετοιμασία για μια συνάντηση με έναν συνομιλητή, θα είναι χρήσιμο να εργαστείτε με πληροφορίες εκ των προτέρων: τον κύκλο των ενδιαφερόντων του συνομιλητή, το περιβάλλον και τις ιδιαιτερότητες του πολιτισμού του, κανόνες και παραδόσεις που είναι σημαντικοί για τον συνομιλητή. Αυτό θα σας κάνει να νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και σεβασμό για τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας του συντρόφου σας.

Οι σωστά κατασκευασμένες πρώτες φράσεις είναι το κλειδί για την επιτυχία της περαιτέρω επικοινωνίας. Πρέπει να ξεκινήσετε τραβώντας την προσοχή και τη διάθεση του αντιπάλου στον εαυτό σας. Αυτό θα βοηθήσει τη συνήθη ανθρώπινη φιλικότητα, την ευγένεια, την εκδήλωση ευγενικού ενδιαφέροντος για το πρόσωπο του συνομιλητή, την προφορά του ονόματός του.

Στη διαδικασία συζήτησης εργασιών, είναι απαραίτητο να συντονιστείτε με τον συνομιλητή στο ίδιο "κύμα". Αυτό το αποτέλεσμα μπορεί να επιτευχθεί παρατηρώντας προσεκτικά τη συναισθηματική κατάσταση του συντρόφου ή τη γενικότερη συναισθηματική ατμόσφαιρα μέσα στην ομάδα, όταν πρόκειται για διαπραγματεύσεις με το κοινό.

Η γνώση των τριών βασικών καναλιών αντίληψης θα σας βοηθήσει να συντονιστείτε με τον συνομιλητή: όραση, ακοή και κιναισθητική (αυτό περιλαμβάνει την αφή, την όσφρηση, τη θέση του σώματος, τις χειρονομίες και τις εκφράσεις του προσώπου).

Άμεση συγκέντρωση στο θέμα της συνάντησης, συζήτηση προβλημάτων και εργασιών. Ο στόχος αυτού του σταδίου είναι να καταλήξουμε σε μια πιο ικανοποιητική συμφωνία και για τα δύο μέρη.

Στο τρίτο στάδιο, χρησιμοποιούνται διάφορες φάσεις, από τις οποίες η ουσία της επαφής αποτελείται:

• προσδιορισμός των κινήτρων και των στόχων του συνομιλητή.
• Διατήρηση της προσοχής: είναι σημαντικό να βλέπετε το κύριο νήμα της συζήτησης, χωρίς να παραγκωνίζετε ή να πηδάτε από θέμα σε θέμα.
• επιχειρηματολογία και πειθώ: χρησιμοποιείται σε περίπτωση διαφοράς απόψεων.
• Η διόρθωση του αποτελέσματος είναι μια κρίσιμη στιγμή σε μια συνομιλία, όταν είναι απαραίτητο να ολοκληρωθεί η επικοινωνία για ένα δεδομένο θέμα, ανεξάρτητα από τα αποτελέσματα, αυτό το εσωτερικό συναίσθημα έρχεται με την εμπειρία και εξαρτάται από την παρατήρηση, την ικανότητα να καταγράφει με σαφήνεια τις παραμικρές αλλαγές στο συναισθηματικό υπόβαθρο του συνομιλητή.

Η γενική εντύπωση της συνάντησης διαμορφώνεται στο τελευταίο στάδιο της επαγγελματικής επικοινωνίας και καταγράφεται πιο έντονα στη μνήμη. Επομένως, η ικανότητα να τελειώνει σωστά μια συζήτηση μπορεί να είναι καθοριστικός παράγοντας για περαιτέρω συνεργασία.

Για το πώς να επικοινωνείτε όμορφα, δείτε το επόμενο βίντεο.