Οι λεπτότητες της ψυχολογίας της επιχειρηματικής επικοινωνίας

Η επαγγελματική επικοινωνία είναι θεμελιωδώς διαφορετική από τις συζητήσεις για καθημερινά θέματα. Οι λεπτότητες της ψυχολογίας αυτού του τύπου συνομιλίας απαιτούν τη διαμόρφωση εθιμοτυπίας για να συνάψουμε αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

Η επαγγελματική επικοινωνία είναι η δημιουργία μιας πολύπλοκης διαδικασίας πολλαπλών σταδίων δημιουργίας σχέσεων μεταξύ συνομιλητών, οι οποίες συνδέονται με κοινά επαγγελματικά ενδιαφέροντα. Χαρακτηριστικό γνώρισμα είναι η αυστηρή συμπεριφορά εντός των καθιερωμένων ορίων, που περιορίζεται από την εθιμοτυπία των επίσημων δραστηριοτήτων με μια συστροφή εθνικής ανεκτικότητας.

Η εθιμοτυπία υποτάσσεται σε δύο κατηγορίες - έναν κατάλογο κανονισμών και οδηγιών. Οι τελευταίες αντιπροσωπεύουν τη στάση των εργαζομένων σε μια υψηλότερη θέση, ενώ οι νόρμες είναι οι ψυχολογικές πτυχές της αλληλεπίδρασης μεταξύ των εργαζομένων ίσης θέσης στο σύστημα της κλίμακας σταδιοδρομίας.

Ωστόσο και οι δύο ομάδες υπακούουν στις γενικές απαιτήσεις της ευγενικής συνεργασίας. Προσωπικά ενδιαφέροντα, αντιπάθειες και αρνητικές διαθέσεις δεν πρέπει να επηρεάζουν την πορεία της εργασίας.

Η κουλτούρα της επικοινωνίας είναι σε διάφορα κύρια στάδια, τα οποία προβλέπουν περαιτέρω σχέσεις μεταξύ επιχειρηματικών εταίρων:

• Ένας ευγενικός χαιρετισμός για να δείξει στο άλλο άτομο μια φιλική διάθεση. Οι άνθρωποι πρέπει να εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον στο πλαίσιο κοινών δραστηριοτήτων.
• Γνωριμία σημαίνει δημιουργία επαφής για οπτική αναπαράσταση μεταξύ τους.
• Στόχευση συγκεκριμένου θέματος.
• Συζήτηση του καθορισμένου στόχου ή επίλυση ενός ευαίσθητου ζητήματος.
• Το αποτέλεσμα της συνομιλίας.

Η γνώση των κανόνων της επιχειρηματικής επικοινωνίας επιτρέπει σε ένα άτομο να ανέβει γρήγορα τη σκάλα της σταδιοδρομίας, αυξάνοντας τη θέση και τη σημασία του στην κοινωνία. Στη διαδικασία της βελτίωσης, το άτομο σχηματίζει ένα ορισμένο στυλ συμπεριφοράς, που στις περισσότερες περιπτώσεις εξαρτάται από το είδος της δραστηριότητας:

1. ανθρωπιστικός... Αυτή η προσέγγιση κερδίζει ολοένα και μεγαλύτερη δημοτικότητα, καθώς περιλαμβάνει την παροχή υποστήριξης και την κοινή αναζήτηση λύσης στο πρόβλημα. Ο εργαζόμενος γίνεται αντιληπτός ως άτομο με ατομικές ιδιότητες, λαμβάνοντας υπόψη τα συναισθήματα και τον χαρακτήρα του.
2. Χειριστικός. Ο διευθυντής ή ο συνάδελφος χρησιμοποιεί τον συνομιλητή ως εργαλείο για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Για παράδειγμα, ο προσωπικός αυστηρός έλεγχος στην εκτέλεση των καθηκόντων είναι η χειραγώγηση ενός συνεργάτη έναντι του άλλου.
3. Τελετουργικό στυλ, σε αντίθεση με το ανθρωπιστικό, συνεπάγεται τη δημιουργία της επιθυμητής θέσης στην κοινωνία. Οι επιχειρηματικές και προσωπικές ιδιότητες διαγράφονται στο φόντο μιας συγκεκριμένης «μάσκας», τα χαρακτηριστικά της οποίας ορίστηκαν εκ των προτέρων. Αυτός είναι ένας καθημερινός ρόλος για κάθε εργαζόμενο, που διαμορφώνεται ξεχωριστά.

Η γνώση της πολιτικής επικοινωνίας σας επιτρέπει να δημιουργήσετε επιχειρηματικές επαφές, επειδή η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης των οργανωτικών διαδικασιών. Οι ιδιοκτήτες, οι διευθυντές και οι υπάλληλοι πρέπει να επικοινωνούν αποτελεσματικά τις σκέψεις και τις ιδέες τους σε άλλα άτομα εντός και εκτός της εταιρείας.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας στην εργασία είναι μια λεκτική μεταφορά πληροφοριών. Η λεκτική επικοινωνία μπορεί να λάβει τη μορφή συναντήσεων, συνομιλιών πρόσωπο με πρόσωπο, τηλεφωνικών συνομιλιών και βιντεοδιασκέψεων. Είναι το καλύτερο είδος επαγγελματικής επικοινωνίας, καθώς επιτρέπει στους συνομιλητές να αξιολογούν οπτικά ο ένας τον άλλον.

Η μη λεκτική επικοινωνία αντιπροσωπεύεται από επαγγελματικές σημειώσεις, επίσημες επιστολές, έγγραφα και διάφορες ανακοινώσεις. Προκειμένου να σταλεί το ίδιο είδος μηνύματος σε πολλά άτομα, η μη λεκτική επικοινωνία είναι πρακτικής σημασίας. Μπορεί να βοηθήσει στη μετάδοση τεχνικών οδηγιών και να επιδείξει διαγράμματα, γραφήματα που πρέπει να προβληθούν για να λειτουργήσουν.

Επίσης, η μη λεκτική επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης εκφράζεται με διάφορες χειρονομίες, στάσεις και εκφράσεις του προσώπου. Η συμπεριφορά φέρει πρόσθετες πληροφορίες για τον συνομιλητή και τον βοηθά να βγάλει κατάλληλα συμπεράσματα.

Η τεχνολογία έχει ανοίξει νέες μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η διαδικτυακή διάσκεψη, τα κοινωνικά δίκτυα σάς επιτρέπουν να πραγματοποιείτε επιχειρηματική επικοινωνία με πολλά άτομα ταυτόχρονα. Οι επίσημες ιστοσελίδες των εταιρειών μειώνουν το επίπεδο επικοινωνίας με τον καταναλωτή, ενώ ταυτόχρονα επιδεικνύουν τα δυνατά προσόντα και τα χαρακτηριστικά της εταιρείας.

Ωστόσο, στη δημιουργία μιας επιχειρηματικής σχέσης, είναι σημαντική η άμεση επικοινωνία, η οποία βοηθά στη δημιουργία οπτικής επαφής και στη διαμόρφωση μιας οπτικής αναπαράστασης του συνομιλητή. Είναι σημαντικό και οι δύο πλευρές να βρίσκονται στον ίδιο χρόνο και χώρο, καθώς είναι απαραίτητο για τους συμμετέχοντες να κάνουν καλή εντύπωση. Η προσωπική παρουσία μπορεί να έχει ισχυρό αντίκτυπο σε ολόκληρη τη διαδικασία επικοινωνίας της επιχείρησης.

Η άμεση επαφή δεν είναι πάντα δυνατή ανάλογα με την κατάσταση. Ακριβώς, καθώς και η συζήτηση του θέματος με πολλά πρόσωπα δημιουργεί εμπόδιο στην ανταλλαγή πληροφοριών. Κατά συνέπεια, η επιχειρηματική επικοινωνία παίρνει μια διαφορετική μορφή αλληλεπίδρασης:

• Επαγγελματική αλληλογραφία... Οι εντολές, οι επιστολές και τα διατάγματα είναι μια έμμεση μορφή επικοινωνίας. Η γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη για την επίλυση συγκρούσεων ή οξειών καταστάσεων τόσο εντός του οργανισμού όσο και μεταξύ νομικών οντοτήτων.
• συνέντευξη Τύπου περιλαμβάνει την ενημέρωση του κοινού για συζήτηση επίκαιρων θεμάτων μέσω συνάντησης αξιωματούχων με εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης·
• Συνάντηση. Διενεργείται απευθείας εντός του οργανισμού προκειμένου να διαμορφωθεί και να επιλυθεί το πρόβλημα μεταξύ των εργαζομένων. Ο διευθυντής πρέπει να συζητήσει τις εργασιακές δραστηριότητες με πολλούς υπαλλήλους ταυτόχρονα.

Στην πορεία της επαγγελματικής δραστηριότητας προκύπτουν διάφορες καταστάσεις που καλύπτουν τις μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας. Ορισμένα δεν μπορούν να επιλυθούν χωρίς σύγκρουση, άλλα απαιτούν μια ανεκτική προσέγγιση. Η διαδικασία παρεμποδίζεται από τις συναισθηματικές εκρήξεις ατόμων που υπερασπίζονται τη δική τους άποψη.

Η ύπαρξη προσωπικών χαρακτηριστικών συμπληρώνει τον ορισμό της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Τα μέρη που αλληλεπιδρούν τηρούν την καθιερωμένη εθιμοτυπία, η οποία αναπτύσσεται ανάλογα με τα εθνικά και επαγγελματικά χαρακτηριστικά. Η ψυχολογία, η γλωσσική συμπεριφορά και οι αντιλήψεις των συμμετεχόντων για τον κρατικό μηχανισμό έχουν επίσης σημαντικό αντίκτυπο στην πορεία της συζήτησης.

Η στρατηγική που αποτελεί τη βάση της συνομιλίας πρέπει να επιλεγεί σωστά. Για το σκοπό αυτό, συνιστάται πρώτα να ληφθούν υπόψη τα χαρακτηριστικά του συνομιλητή:

• τύπος ιδιοσυγκρασίας και έκφρασης συναισθημάτων.
• γλωσσικά χαρακτηριστικά.
• εθνικά έθιμα·
• επαγγελματική σφαίρα?
• θέση στην εταιρεία·
• ανοχή και στάση απέναντι σε άτομα διαφορετικής εθνικότητας.

Η ηθική στη φιλοσοφία της επιχειρηματικής επικοινωνίας παίζει σημαντικό ρόλο, αποτελώντας ένα επείγον ζήτημα σήμερα. Σχεδόν όλοι πραγματοποιούν μια εμπορική συναλλαγή σε καθημερινή βάση. Επιπλέον, σημαντικό μέρος της ζωής ανήκει στη συμμετοχή και την προετοιμασία για επαγγελματικές δραστηριότητες.

Ως μέρος ολοκληρωμένων προγραμμάτων δεοντολογίας, πολλές εταιρείες έχουν αναπτύξει εσωτερικές πολιτικές που αντιμετωπίζουν την πολιτισμική συμπεριφορά των εργαζομένων. Η πολιτική εφαρμόζεται τόσο σε απλές εκκλήσεις για συμμόρφωση με τους γενικούς κανόνες πολιτισμού, όσο και σε πιο αναλυτικό κώδικα.

Το τελευταίο περιέχει συγκεκριμένες απαιτήσεις συμπεριφοράς που εκφράζουν τις προσδοκίες της εταιρείας από τους εργαζόμενους. Επίσης, η εσωτερική πολιτική είναι μια λίστα συστάσεων για την επίλυση ορισμένων κοινών προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Η επιχειρηματική ηθική βασίζεται σε δύο τομείς: τον πραγματισμό και τη συνταγογράφηση. Η πρώτη αρχή είναι να αποσπάσετε το μέγιστο όφελος από περισσότερα άτομα. Το κόστος θα πρέπει να αντισταθμίζεται από τα σωρευτικά οφέλη των επιχειρηματικών επαφών και συμφωνιών.

Η ηθική προσταγή είναι αυτή Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από ένα άτομο δεν πρέπει να εξαρτώνται από τις συνέπειες και τους κανόνες που υπαγορεύει η κοινωνία. Για παράδειγμα, ο οργανισμός δεν πρέπει να λέει ψέματα στον καταναλωτή σχετικά με τις υπηρεσίες που παρέχει.

Η γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι σημαντική γιατί βοηθά τον ερωτώμενο να πάρει μια πιο πλεονεκτική θέση. Ωστόσο, οι συνομιλητές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα συμφέροντα ο ένας του άλλου και να βασίζονται σε αμοιβαία οφέλη όταν συζητούν τον στόχο. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να υπερασπιστείτε θέσεις με έναν καλά καθορισμένο λόγο, διατυπώνοντας σωστά τις σκέψεις σας. Η επίτευξη θετικού αποτελέσματος εξαρτάται από την αμοιβαία κατανόηση και συνεργασία και των δύο πλευρών.

Ο τομέας της επιχειρηματικής επικοινωνίας επηρεάζει σχεδόν όλους τους τομείς της καθημερινότητας. Μια τέτοια εκτεταμένη αλληλεπίδραση δεν αποτελεί εξαίρεση στη λίστα των διαπροσωπικών επικοινωνιών, που απαιτεί προσαρμογή των διαδικασιών.

Η πορεία των διαδικασιών επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων βασίζεται στις βασικές αρχές:

• Η επαγγελματική επικοινωνία δεν επηρεάζει μόνο τη συζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων, αλλά και την προσωπική σχέση των συνομιλητών. Έτσι, οποιαδήποτε επαφή δεν είναι πλήρης χωρίς διαπροσωπική σύγκρουση.
• Κάθε άτομο ξεκινά τη συνέχεια της συνομιλίας μέσω λεκτικών και μη λεκτικών χειρονομιών. Χάρη σε τέτοια μηνύματα, ο συνομιλητής εξάγει συμπεράσματα και προσομοιώνει την τρέχουσα κατάσταση.
• Σκοπιμότης. Οποιαδήποτε επικοινωνιακή πράξη φέρει έναν συγκεκριμένο στόχο: να δημιουργήσει επαγγελματική επαφή ή να λύσει ένα γενικό πρόβλημα. Μαζί με αυτό, υπάρχουν και λανθάνουσες εργασίες. Για παράδειγμα, όταν περιγράφει ένα πρόβλημα για να μεταφέρει την ουσία της συνάντησης, ο παρουσιαστής είναι σε θέση να επιδείξει εν αγνοία του στο κοινό τη πολυμάθεια και την ευγλωττία.
• Η πολυδιάσταση βασίζεται όχι μόνο στη διακίνηση πληροφοριών μεταξύ των συνομιλητών, αλλά και στην κατάλληλη ρύθμιση των σχέσεων. Μια συνομιλία είναι μια μετάδοση προσωπικών δεδομένων και μια συμφωνία μεταξύ επιχειρηματικών εταίρων. Ταυτόχρονα, υπάρχει μια εκδήλωση συναισθηματικού υπόβαθρου μεταξύ των ατόμων. Για παράδειγμα, ένας από τους συνομιλητές είναι σε θέση να εκφράσει μια κυρίαρχη θέση σε σχέση με τον σύντροφό του.

Οι κανόνες συμπεριφοράς υπαγορεύουν τον τόνο της συνομιλίας. Οποιαδήποτε λάθος χειρονομία και απρόσεκτη λέξη μπορεί να διαταράξει μια συμφωνία πολλών εκατομμυρίων δολαρίων, ενώ μια καλοπροαίρετη διάθεση θα βοηθήσει στη σύναψη ενός επικερδούς συμβολαίου. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τη λίστα των βασικών κανόνων για ένα θετικό αποτέλεσμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Είναι απαραίτητο να διατηρήσετε τον βέλτιστο ρυθμό της συνομιλίας και να χρησιμοποιήσετε ψυχολογικές τεχνικές. Η αργή συνομιλία αποσπά την προσοχή του συνομιλητή από την κύρια ανταλλαγή πληροφοριών. Από την άλλη, χάρη στη γρήγορη ομιλία, είναι σχεδόν αδύνατο να μεταφερθούν οι απαραίτητες πληροφορίες στον ακροατή. Με την εναλλαγή μεταξύ μεγάλων και σύντομων μηνυμάτων, μπορεί να επιτευχθεί ένα θετικό αποτέλεσμα.

Οι προτάσεις που είναι υπερφορτωμένες με πληροφορίες θα πρέπει να αναλύονται σε μικρότερες, εύκολα εύπεπτες. Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε μόνο μικρά αποσπάσματα που δεν προκαλούν την επιθυμητή εντύπωση.

Κατά τη δημιουργία μιας εικόνας, συνιστάται να τηρείτε αρκετούς κανόνες που αυξάνουν το ποσοστό επιτυχίας:

1. Η έναρξη μιας συζήτησης δεν πρέπει να επιβαρύνει με επαγγελματικές προτάσεις. Ο συνομιλητής μπορεί να τις δεχτεί ως επιθετικές επιθέσεις, στις οποίες θα απαντήσει αμέσως με εξαιρετική αντιπάθεια για τη συζήτηση.
2. Οι σωστά διατυπωμένες ερωτήσεις θα βοηθήσουν να φέρει τον συνομιλητή στη σωστή σκέψη και να αραιώσει μια τεταμένη συζήτηση.
3. Δεν πρέπει να εκφράσετε ανοιχτά τη δική σας άποψη. Εάν αυτό δεν μπορεί να αποφευχθεί, τότε είναι απαραίτητο να συγκαλύψει τη σκέψη κάτω από μια υποκειμενική γνώμη, που εκφράζεται απαλά και διακριτικά.
4. Η επαγγελματική επικοινωνία απαιτεί σεβασμό στην εθιμοτυπία. Η υπέρβαση των ορίων των πολιτιστικών κανόνων επηρεάζει αρνητικά την πορεία της επικοινωνίας.
5. Δεν συνιστάται η έκφραση έτοιμων λύσεων.Η ενθάρρυνση της αυτοσυναγωγής συμβάλλει στη διάθεση του συνομιλητή και σε ευνοϊκό αποτέλεσμα διαπροσωπικής επαφής.

Η ικανότητα διατύπωσης σκέψεων και η σωστή στρατηγική μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες επίτευξης ενός στόχου. Ταυτόχρονα, οι συμμετέχοντες πρέπει να εκπληρώσουν τους δικούς τους ρόλους στο πλαίσιο μιας αμοιβαία επωφελούς συνεργασίας. Οι συνομιλητές πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ο ένας τα συμφέροντα του άλλου και να σέβονται τα καθιερωμένα πολιτισμικά πρότυπα.

Κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικής επικοινωνίας, δεν πρέπει να αφήνετε τον επαγγελματικό χώρο. Στην καθημερινή ζωή, ο συνομιλητής μπορεί να είναι τόσο διευθυντής όσο και υπάλληλος μεσαίου επιπέδου. Και οι δύο συμμετέχοντες τηρούν τον ρόλο της επαγγελματικής δραστηριότητας. Στη δουλειά, η συνεργασία και η ενεργή αλληλεπίδραση είναι σημαντικές.

Για ακόμη περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πιο σημαντικές δεξιότητες επιχειρηματικής επικοινωνίας, δείτε το επόμενο βίντεο.